Бережливый проект «Оптимизация процесса обработки входящей электронной корреспонденции»
Сегодня 01 декабря 2021г. успешно завершен еще один БЕРЕЖЛИВЫЙ ПРОЕКТ «ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ». Толчком для разработки и реализации проекта стало предложение по улучшению от Волчанской В.В., суть которого состояла в отказе от бумажного документооборота и переходе на электронный.
Реализация проекта была обусловлена тем, что процесс обработки входящей электронной корреспонденции повторяется ежедневно (в среднем – по электронной почте и в СЭД — в день входит не менее 10 электронных писем, требующих регистрации), а в штате учреждения фактически отсутствует секретарь руководителя. Сотрудник, исполняющий его обязанности, вынужден был терять очень много времени на распечатывание документов, их транспортировку, ожидание директора и исполнителей для передачи им писем в бумажном варианте. К тому же распечатывание документов влекло существенные материальные потери (на бумагу, скобы, заправку картриджа). В следствие длительного ожидания назначения и регистрации исполнителя срочные запросы и документы попадали к исполнителям с опозданием, зачастую не оставляя им времени на своевременную подготовку ответов. Таким образом, 72% сотрудников были не удовлетворены процессом.
Поскольку процесс является значимым для организации планомерной работы учреждения, затрагивает интересы администрации техникума и иных сотрудников, работающих со входящей корреспонденцией, представителей вышестоящих и партнерских организаций, потребителей образовательных услуг; то заказчиком проекта выступила Бескишкова С.И., областной куратор техникума, заместитель начальника отдела среднего профессионального образования и профессионального обучения управления профессионального образования департамента образования области, а руководителем проекта стал директор Киричков А.И.
Главным и наиболее существенным изменением процесса стал отказ от традиционного бумажного документооборота. Теперь директор самостоятельно получает новые электронные письма, назначает и «передает» их ответственным исполнителям. Для передачи писем в электронной почте каждое письмо, во-первых, сопровождается метками о получении письма и ФИО ответственного исполнителя, а во-вторых, пересылается на личные E-mail исполнителей. В СЭД «передача» документа осуществляется при назначении исполнителя — письмо сразу же попадает в его «личный кабинет» в виде «новой задачи».
Отказ от ручной передачи документов устранил необходимость ожидания, лишних передвижений и касаний, что позволило сократить время протекания процесса обработки входящей электронной корреспонденции в границах от «получения уведомления о новом электронном письме» до «передачи письма ответственному исполнителю» на 79%, сократить расходы на бумагу и заправку картриджа на 72 %.
В результате перехода на электронный документооборот упрощена система регистрации, хранения и поиска входящих писем. За счет более оперативного получения входящей корреспонденции исполнители смогли увеличить время ее исполнения.
По итогам проекта разработана и утверждена стандартная операционная процедура (СОП) процесса. Доля сотрудников, удовлетворенных процессом, повышена до 95%.
Цели проекта достигнуты! Но нет предела совершенству и в мыслях уже витает идея обеспечения связи входящей электронной корреспонденции с доской задач в Трелло и преобразования входящих писем в карточки электронного канбана…
