Бережливый проект «Оптимизация процесса подачи заявлений обучающимися техникума»
Бережливый проект «ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ПОДАЧИ ЗАЯВЛЕНИЙ ОБУЧАЮЩИМИСЯ ТЕХНИКУМА» — был успешно реализован в 2020 году.
Реализация проекта была продиктована тем, что процесс подачи заявлений в границах от «принятия решения о подаче заявления» до «подачи заявления на согласование» повторяется ежедневно (фактически в адрес администрации поступает в среднем 1- 4 заявления в день). Процесс напрямую касается каждого студента, так как в любой момент у кого-то может возникнуть необходимость решения какого-либо вопроса, имеющего заявительный характер. Косвенно процесс касается всех кураторов, к которым студент обращается за консультацией и помощью, и заместителей директора, проверяющих и принимающих заявления на согласование.
На момент старта проекта у участников процесса отсутствовало четкое понимание процедуры подачи заявлений, в ходе процесса были выявлены значительные временные потери и лишние касания из-за затруднений студентов в определении источника информации, необходимости его ожидания, обращения к нескольким лицам, получения неактуальной, ошибочной информации. Из-за отсутствия образцов заявления студентов оформлялись с многочисленными ошибками орфографическими и стилистическими ошибками (13 из 15 заявлений были оформлены некорректно) — заявления приходилось до трех раз возвращать на до- и переоформление. Отсутствовал порядок подачи заявлений, что создавало дополнительную напряженность и неудовлетворенность процессом у студентов и сотрудников.
В ходе реализации проекта в целях сокращения времени протекания процесса подачи заявлений обучающимися и устранения лишних касаний на сайте техникума был создан раздел «Подача заявлений студентами» с информацией о порядке подачи/приема заявлений. Там же были размещены разработанные стандартизированные формы заявлений с образцами заполнения. С обучающимися была проведена информационно-разъяснительная работа о порядке подачи заявлений обучающимися, дополнительно информация о порядке размещена на доске объявлений в холле техникума и в каждом учебном кабинете.
Реализация проекта позволила оптимизировать количество касаний, свести не нет долю некорректно подготовленных заявлений и количество возвратов заявлений на до- и переоформление, стандартизировать процесс подачи заявлений обучающимися техникума, сократить время протекания процесса на 68% и повысить долю студентов и сотрудников удовлетворенных процессом до 95%.
Кейс проекта — http://goupu-19.ru/wp-content/uploads/2021/11/kejs-proekta-optimizacziya-proczessa-podachi-zayavlenij-obuchayushhimisya.pdf