Бережливый проект «Оптимизация процесса учета посещаемости учебных занятий обучающимися техникума»
Бережливый проект «ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА УЧЕТА ПОСЕЩАЕМОСТИ УЧЕБНЫХ ЗАНЯТИЙ ОБУЧАЮЩИМИСЯ ТЕХНИКУМА», реализованный в 2019 г., стал одним их первых проектов техникума, направленных на совершенствование вспомогательных процессов.
Процесс учета посещаемости от «осуществления ежедневного утреннего контроля явки студентов на занятия и ее отражения в документах» до «формирования сводной информации по посещаемости студентов за месяц и определения списка злостных прогульщиков» — это процесс, в котором ежедневно задействованы все кураторы и преподаватели. Он значим для сохранения контингента обучающихся и обеспечения качества обучения, так как отсутствие студента на занятиях, как правило, влечет сначала неуспеваемость, затем отчисление.
На момент старта проекта учет посещаемости осуществлялся в 4-х документах(!): сводке посещаемости по техникуму, журнале теоретического обучения и двух журналах учета посещаемости (при журнале теоретического обучения и у куратора). При сопоставлении данных учетных документов возникала проблема значительных расхождений данных, вследствие чего реальная картина посещаемости не была однозначной — ни в одном из данных документов не была представлена наглядная картина посещаемости по каждому студенту, группе и техникуму в целом. Журналы учета посещаемости выглядели не эстетично, были полны клякс, исправлений, имели достаточно высокую степень износа. В ходе процесса учета наблюдались лишние касания куратора, преподавателей и заместителя директора по УВР (при утреннем оформлении сводки посещаемости и последующих коррективах утренних данных, вызванных движением контингента в течение учебного дня)
Процесс формирования отчетов по посещаемости из-за необходимости разграниченного подсчета количества пропусков по уважительным и неуважительным причинам был трудоемким и длительным (до 3-х часов в месяц). Ручной подсчет пропусков и угроза ошибок требовали повышенного внимания и контрольных пересчетов.
В результате всего вышеперечисленного 87% сотрудников были не удовлетворены процессом.
В ходе реализации проекта количество журналов учета посещаемости было сокращено (вместо 2-х бумажных журналов теперь оформляется 1 электронный — в формате Ecxel, доступ к которому есть у всех заинтересованных лиц). В новом электронном журнале введена цветовая маркировка причин отсутствия, автоматический подсчет присутствующих и учет количества пропущенных занятий (всего и в разрезе причин по каждому студенту, группе), а также ежедневный автоматический подсчет присутствующих студентов по техникуму. В целях устранения лишних касаний куратора, преподавателей и заместителя директора по УВР оформление сводки посещаемости перенесено на время обеденного перерыва и осуществляется в столовой, куда с группами приходят все кураторы.
Разработана стандартная операционная процедура процесса учета посещаемости, соблюдение которой позволяет избегать разночтений в отчетных данных.
Таким образом, в результате изменения форм учетных документов и использования электронного журнала учета посещаемости в формате Ecxel время протекания процесса сократилось на 88%. Вероятность арифметических ошибок при формировании отчета сведена к минимуму (подсчет осуществляется автоматически по формулам).
Ежедневная ручная синхронизация данных учета в журнале учета посещаемости и журнале теоретического обучения кураторами обеспечивает и достоверность, и наглядность отчетных данных, поэтому доля сотрудников удовлетворенных процессом возросла на 69% — с 13 до 92%.
Оптимизация и сокращение времени протекания процесса учета посещаемости позволило кураторам и преподавателям сконцентрировать усилия на выполнение своих основных задач.
На сегодняшний день, несмотря на ведение электронных журналов теоретического обучения в программе 1С:Колледж ПРОФ, учет посещаемости в журнале ECXEL не теряет своей актуальности и продолжается в рамках постпроектной деятельности техникума.
Кейс проекта — http://goupu-19.ru/wp-content/uploads/2021/11/kejs-proekta-optimizacziya-proczessa-ucheta-poseshhaemosti.pdf